Вернуться назад на

Помимо того, что публикация годового отчета обеспечивает исполнение нормативных требований, он играет важнейшую роль в оценке акционерами стоимости произведенных ими вложений. Отчет также может быть охарактеризован как эффективный инструмент для привлечения новых инвесторов. Несмотря на то, что в разных странах регуляторы и инвесторы могут предъявлять различные требования к составу и объему информации, включаемой в годовой отчет, основные цели отчетов остаются, по сути, одинаковыми.

Основные цели годового отчета

Прежде всего, годовой отчет должен помочь акционерам (и другим заинтересованным лицам) понять, каких результатов компания добилась за предыдущий финансовый год. На этом основании действующие и потенциальные инвесторы оценивают перспективы компании и в конечном итоге устанавливают ее стоимость и принимают решение о покупке, продаже или удержании ее акций. Данные исследований показывают, что годовой отчет оказывает значительное влияние на решения, принимаемые большинством инвесторов. Естественно, определенную роль играют и другие используемые инвесторами источники информации, такие как промежуточные отчеты и телеконференции, формы отчетности, представляемые в регулятивные органы, и встречи с руководством компании.

Важно, чтобы письмо было кратким, но при этом не следует ограничиваться только «высокими» предметами. Постарайтесь сделать аргументы в пользу приобретения акций компании более осязаемыми, рассказав, например, о признании определенных ключевых продуктов и услуг участниками рынка и о их высокой конкурентоспособности или о росте показателей эффективности на уровне отдельных подразделений.

Если должности Генерального директора и председателя совета директоров занимают разные люди, последний должен постараться убедить инвесторов в способности совета директоров контролировать деятельность исполнительного руководства и защищать интересы акционеров. Иными словами, он должен рассказать, что именно делает совет директоров надежным распорядителем средств акционеров - перечислить комитеты совета директоров, указать за соблюдением каких показателей они следят и как они это делают. Рассмотрите также возможность описать применяемую советом директоров процедуру оценки.

Анализ

Этот раздел - своего рода «ядро» годового отчета, и именно на него обращают наиболее пристальное внимание большинство инвесторов. Не забывайте о соблюдении применимых к нему нормативных требований. В этом разделе содержится подробное объяснение того, как компания вышла на результаты, полученные ею по итогам года. Помимо объяснения показателей, описывающих результаты деятельности компании, таких как выручка, расходы, денежные потоки, доходы и финансовое положение, в аналитическом разделе освещаются такие темы, как ключевые отраслевые тенденции, рыночные риски, крупные вложения (или отчуждения), валютные операции, поставщики, конкурирующие продукты и услуги, управление рисками, а также все другие вопросы, имеющие непосредственное отношение к деятельности компании.

В последние годы компании стали уделять больше внимания «прогнозной информации», которую они включают в свои годовые отчеты. Между тем, такую информацию следует использовать осторожно: рассказывая о перспективах компании, старайтесь не делать нереалистичных заявлений, которые могут ввести инвесторов в заблуждение и подвергнуть компанию риску судебного преследования либо подорвать доверие к ее высшему руководству. Компании, умело представляющие прогнозную информацию, как правило, сосредоточивают свои усилия на обсуждении своих планов на будущее в контексте возможностей и угроз, которые они видят на своих рынках.

Финансовая отчетность и заключение аудитора

Здесь представляется консолидированная финансовая отчетность компании - отчет о прибылях и убытках, и балансовый отчет. Подумайте о возможности повысить степень доступности цифровых показателей, указав их процентное изменение по сравнению с предыдущим отчетным периодом.

Заключение аудитора - это документ, который, как правило, занимает не больше одной страницы, и подтверждает, что была проведена независимая аудиторская проверка компании, и что, по мнению аудитора, финансовая отчетность во всех существенных отношениях верно отражает финансовое положение компании. (Нормативные требования к этому разделу годового отчета также варьируются от рынка к рынку).

Корпоративное управление

В годовой отчет обычно включается перечень членов совета директоров компании. Помимо указания на то, являются ли они аффилированными лицами компании, здесь можно привести их биографии. Одной из главнейших обязанностей совета директоров является утверждение стратегических решений руководства компании, например, решений о заключении сделок слияния и приобретения или о выходе на новые рынки. Соответственно, инвесторы все чаще хотят знать, обладают ли члены совета директоров достаточными знаниями, умениями и навыками, чтобы эффективно защищать вложения акционеров. Краткое описание состава и задач комитетов совета директоров (например, комитета по аудиту), также может представлять интерес для инвесторов.

Другая полезная информация

Включите в годовой отчет обзор продуктов и услуг компании. Эта информация сделает компанию более осязаемой для инвесторов и станет хорошей иллюстрацией реализованной ею модели ведения хозяйственной деятельности и применяемых ею способов взаимодействия с участниками рынка в интересах обеспечения долгосрочного роста выручки, доходов и денежных потоков.

Главным инструментом поддержания конкурентоспособности для большинства компаний являются инновации. Соответственно, в годовом отчете должна быть представлена информация о вложениях в НИОКР и основных достижениях компании в этой сфере. Если в силу характера деятельности компании применение новейших технологий не влияет на уровень ее , руководство компании может описать или продемонстрировать (см. раздел «Форматы годового отчета») новые подходы к оказанию услуг или производству продуктов. Краткие иллюстративные примеры, описывающие отдельные продукты или клиентов компании, также могут сделать неосязаемые аспекты ее работы более зримыми и ощутимыми.

Помимо биографии Генерального директора, в годовой отчет можно включить информацию о других исполнительных должностных лицах, которые играют ключевую роль в компании. Например, руководитель маркетингового отдела розничной торговой компании или руководитель отдела НИОКР фармацевтической компании играет важнейшую роль в ее успешной работе. Рассказ о ведущих руководителях может быть представлен в виде интервью. Если годовой отчет составлен в формате HTML и размещен на веб-сайте компании, такой рассказ может иметь форму презентации с использованием видео и анимации.

В некоторых компаниях важнейшим фактором качества управления является следование принципам корпоративной социальной ответственности (КСО). Вместо того, чтобы готовить отдельный отчет по основным принципам, действиям и мероприятиям в отношении КСО, такие компании часто включают соответствующую информацию в годовой отчет.

Составление и организация содержания отчета

Как правило, работа по подготовке годового отчета ведется под руководством руководителя Отдела по связям с инвесторами, однако в ней принимают участие и другие сотрудники компании. Они часто создают специальный комитет, который проводит свои заседания на регулярной основе, и в состав которого обычно входят специалисты финансового отдела, отдела по связям с общественностью и юридического отдела, а в случае размещения отчета на веб-сайте компании - сотрудники отдела маркетинга, отвечающие за ведение сайта. На различных этапах процесса подготовки отчета к этой работе могут привлекаться другие люди, в том числе генеральный директор, финансовый директор и главный юрисконсульт компании. Каждый из них описывает свое видение состояния компании, результатов ее деятельности и перспектив ее дальнейшего развития - словом, рассказывает о том, что ему хотелось бы сообщить ключевым заинтересованным лицам компании. В этой связи важно внимательно выслушать всех «соавторов» отчета, в частности, руководителей компании, и удостовериться в том, что результаты работы за отчетный год изложены четко и достаточно подробно, и что ключевые послания, предназначенные для инвесторов, «доведены до сведения» адресатов.

Для того чтобы выделить ключевые послания, они размещаются на самых заметных местах уже на первых страницах годового отчета, часто в форме заголовков страниц и разделов. Иногда они повторяются с целью обеспечить их гарантированное восприятие. Чтобы не утомить читателя, нужно стараться варьировать формулировки таких посланий, а также способ и место их размещения в отчете. Самый простой способ решить эту задачу - «внедрить» послания непосредственно в текст отчета. Главная задача заключается в том, чтобы сделать отчет читабельным. В ходе общения мы используем повествование. Читабельное повествование и позволяет удержать отвечающих установленным требованиям акционеров и привлечь новых.

Не будем забывать о том, что годовой отчет должен быть кратким. Поэтому в него должна включаться только та информация, которая наилучшим образом объясняет годовые результаты и иллюстрирует инвестиционную привлекательность компании. Старайтесь пользоваться простым и понятным языком.

Если вы хотите помочь читателю усвоить информацию в полном объеме, организуйте и структурируйте ее так, чтобы наглядно показать динамику роста выручки и доходности на разных направлениях деятельности. Например, данные могут быть сгруппированы по подразделениям деятельности, регионам, технологиям или производственным линиям с указанием их индивидуального вклада (или ожидаемого вклада) в итоговую строку отчета о прибылях и убытках. Кроме того, данные нужно расставлять в порядке их важности и приоритетности. Напишите повествование, сюжетная линия которого будет шаг за шагом раскрывать перед инвестором панораму деятельности компании. Чтобы не допустить возникновения длиннот, «разбавляйте» текст маркированными списками, врезками и различными цветовыми схемами.

Форматы годового отчета

Онлайновые годовые отчеты в последнее время встречаются все чаще. Онлайновые годовые отчеты обладают многочисленными преимуществами. Помимо существенной экономии (до одной десятой общей стоимости) за счет полиграфических издержек, онлайновые версии считаются более «экологически благоприятными», поскольку не требуют использования бумаги для своего изготовления и сжигания топлива для своей доставки.

Однако главным преимуществом является возможность использования различных электронных инструментов, предоставляемая различными Интернет-технологиями, например, технологией flash. Это позволяет лучше довести до читателей мысль о высокой стоимости неосязаемых активов, таких как талант руководителей компании, инновационные решения и ценность торговой марки. Например, годовые отчеты в формате HTML (существенно отличающиеся от статичных версий в формате pdf, которые также часто публикуются в Интернете) позволяют читателям просмотреть видеообращение генерального директора, выбрать кнопкой мыши ту или иную цифру в финансовом отчете и прослушать комментарий финансового директора, посмотреть и послушать рассказ руководителя отдела маркетинга о новой кампании по продвижению фирменного знака компании или ознакомиться с видеопрезентацией нового продукта или новой технологии. Использование мультипликации в отображении схем и графиков позволяет более наглядно продемонстрировать зарождающиеся тенденции и облегчает понимание финансовых и операционных показателей.

Годовые отчеты, составленные в формате HTML, имеют и другие, более простые преимущества. Например, они дают возможность получить требуемую информацию быстрее. Кроме того, этот формат позволяет пользоваться ссылками на формы обязательной отчетности, а также на более подробные сведения по отдельным аспектам деятельности компании и отраслевые данные, публикуемые сторонними провайдерами информации. Сотрудники Отдела по связям с инвесторами в свою очередь могут отследить частоту обращений к различным разделам и затем использовать эту информацию для того, чтобы сделать будущие годовые отчеты и другие публикации более интересными и полезными для инвесторов. Хорошим образцом годового отчета, составленного в формате HTML, может послужить отчет, опубликованный в разделе «Связи с инвесторами» веб-сайта компании Life Technologies.

В зависимости от нормативных требований страны, в которой обращаются ценные бумаги компании, вместо «бумажного» годового отчета возможна публикация так называемой «обложки». В случае иностранных эмитентов, ценные бумаги которых имеют листинг на американской фондовой бирже, «обложка» - это напечатанный на глянцевой бумаге документ, который служит как бы дополнительной «обложкой» для Формы 20-F и кроме самой 20-F содержит письмо к акционерам и, возможно, одну-две страницы текста с основными операционными и финансовыми показателями. Изготовление «обложки» сопряжено с меньшими издержками, однако ее эффективность может оказаться не слишком высокой, если включенный в нее текст обязательной отчетности написан не на простом и понятном языке, а с использованием малопонятных сложных юридических терминов. Если годовой отчет предназначен не только для инвесторов, сотрудники Отдела по связям с инвесторами могут обратиться с предложением разделить издержки по его изготовлению к другим подразделениям компании, например, к Отделу продаж и Отделу маркетинга.

Внешний вид и общее восприятие годового отчета

В целом оформление годового отчета должно соответствовать корпоративной брендовой архитектуре во всем, что касается его цветовой палитры, используемых шрифтов и других элементов стиля. Помните, что многие инвесторы уже посещали веб-сайт компании и, по всей видимости, знакомы с ее рекламными и маркетинговыми материалами. В этой связи не забудьте привлечь специалистов отдела маркетинга к разработке дизайна отчета, чтобы обеспечить соответствие его стиля остальным информационным материалам компании.

Хорошо подумайте о том, как будет выглядеть обложка годового отчета. Изображения и/или текстовые сведения, размещенные на обложке, должны отражать основные темы и инвестиционные послания и помогать понять суть компании и ее будущее. Если вы решите использовать на обложке графическое изображение, удостоверьтесь в том, что оно четко идентифицирует компанию и указывает на основные виды ее деятельности и стратегическое направление ее развития.

Подготовка годового отчета в установленные сроки в рамках утвержденного бюджета

Компания, естественно, обязана соблюдать сроки представления годового отчета, установленные регулятивными органами. Помимо прочего, соблюдение сроков укрепляет репутацию руководства и сотрудников Отдела по связям с инвесторами. Начинайте процесс составления отчета как можно раньше; компании, у которых финансовый год совпадает с календарным, должны приступать к этой работе уже в сентябре. Составьте график, в котором четко указаны сроки завершения работ по каждому этапу подготовки и публикации отчета, и лица, отвечающие за выполнение этих работ. Помните о том, что некоторые из этих людей - дизайнеры, печатники, фотографы и видеооператоры - не работают в компании.

Кроме того, зарезервируете достаточно времени для проверки отчета специалистами юридического отдела и отдела контроля нормативно-правового соответствия и для его утверждения высшим руководством и советом директоров компании. Если у вас недостаточно опыта, а внутренние маркетинговые ресурсы ограничены, рассмотрите возможность привлечения на подрядной основе сторонней фирмы, специализирующейся на подготовке годовых отчетов. Как и в случае с другими ключевыми мероприятиями программы налаживания и поддержания связей с инвесторами, дата публикации годового отчета должна быть установлена заранее и включена в финансовый календарь компании.

Другие вопросы

Постарайтесь провести как можно больше времени с высшими руководителями, чтобы понять, что, по их мнению, важно сказать инвесторам о работе компании в течение отчетного года. Используйте эту информацию и имеющиеся в вашем распоряжении сведения о взглядах инвесторов на компанию для того, чтобы определить одну или несколько базовых тем годового отчета и разработать, уточнить или усилить набор ключевых инвестиционных посланий. Далее, создайте план содержания отчета - это поможет вам обеспечить логическую организацию и последовательность изложения информации и эффективную подачу ключевых инвестиционных посланий. В этих же целях вставьте в начало годового отчета содержание; это поможет читателям, располагающим ограниченным временем, без труда найти информацию, которая им требуется больше всего.

Составление годового отчета - это сложная работа, которая требует больших временных затрат и участия множества людей, и без того занятых исполнением своих основных должностных обязанностей. В этой связи полезно время от времени напоминать им (и себе), что качество годового отчета напрямую отражает уровень квалификации руководства, членов совета директоров, сотрудников Отдела по связям с инвесторами и самой компании. Для многих компаний годовой отчет - это самый важный из ежегодно публикуемых ими документов.

Основные выводы

Годовой отчет помогает акционерам понять, каких результатов компания добилась за предыдущий финансовый год.
Годовой отчет должен точно отражать условия и результаты работы и финансовое положение компании, а его содержание должно соответствовать содержанию других публикаций компании для инвесторов.
Изучение и понимание того, что инвесторы думают о компании, представляет собой первый шаг к разработке эффективного годового отчета.
В годовой отчет должна включаться только та информация, которая наилучшим образом объясняет годовые результаты и иллюстрирует инвестиционную привлекательность компании.
Письмо к акционерам и анализ результатов деятельности и финансового положения руководством компании считаются важнейшими разделами годового отчета.
Стремление понять стратегическое направление развития компании и умонастроения ее руководства - главная причина, по которой инвесторы читают письмо акционерам.
В этой связи важно внимательно выслушать исполнительных руководителей компании и удостовериться в том, что результаты работы за отчетный год изложены четко и достаточно подробно, и что ключевые послания, предназначенные для инвесторов, «доведены до сведения» адресатов.
Электронные инструменты, которые могут применяться в случае использования годового отчета, составленного в формате HTML, помогают лучше довести до читателей мысль о высокой стоимости неосязаемых активов, таких как талант руководителей компании, инновационные решения и ценность торговой марки.
Начинайте процесс составления годового отчета как можно раньше и проследите за тем, чтобы у вас осталось достаточно времени для его прочтения и утверждения исполнительным руководством, советом директоров и специалистами юридического отдела.

Что такое годовой отчет
Годовой отчет – это документ, содержащий информацию о работе некоторой организации за отчетный период, равный календарному году, и выполняющий отчетную, информационную, презентационную функции в любом сочетании.

Отчет базируется на реальных фактах, описывающих различного рода деятельность организации, её сотрудников за выбранный период времени. Это могут быть как числовые параметры (поступление средств, расход средств), так и описательные характеристики (отзывы людей, которым была адресована работа).

Отчет дает представление об организации в целом, содержит краткую информацию об истории, актуальных программах и проектах, финансовом состоянии, перспективах развития организации, можно сказать, содержит в себе некий её образ.

Для чего нужен годовой отчет
В первую очередь наличие информативного годового отчета свидетельствует об открытости политики организации в отношении информирования различных кругов общественности о своей работе. Другими словами – наличие хорошего публичного годового отчета говорит о том, что организации есть чем гордиться, нечего скрывать и она готова к сотрудничеству. А поскольку наличие годового отчета постепенно становится стандартом в работе современной, прогрессивной, успешной организации, его наличие значительно повысит ваш имидж.

Вам хочется, чтобы образ вашей организации соответствовал этим характеристикам? Тогда давайте вместе создавать качественный документ!

Существует две общие проблемы, с которыми сталкиваются различные организации и объединения при взаимодействии с обществом:
- отсутствие информации об организации
- отсутствие доверия к организации.

Качественный публичный годовой отчет может в значительной степени помочь в решении этих двух проблем. С одной стороны, читатель сможет получить исчерпывающую информацию о вашей работе и настоящем положении дел, с другой – наличие грамотного отчета по количественным и качественным показателям и финансового отчета позволит увеличить степень доверия, говорит о стабильности и прозрачности работы. Это очень важные факторы в вопросе привлечения партнеров, доноров, а для некоммерческих организаций – волонтеров либо новых сотрудников.

С другой стороны, написание годового отчета – это хороший повод собрать воедино все документы, накопившиеся за год, проанализировать все события, сделать выводы, выстроить стратегию дальнейшей работы. А на основании полученных документов можно подготовить отличные презентационные материалы.
Другими словами, годовой отчет нужен не только общественности, он нужен в первую очередь - вам!

Кому нужен годовой отчет
Всех потенциальных читателей годового отчета вашей организации можно условно поделить на три группы.

1. Сотрудники, соискатели, желающие работать в вашей организации, партнеры, которые участвуют в реализации программ и проектов, сотрудники организаций, занимающихся схожими видами деятельности. Эта группа читателей будет искать в отчете подробные описания отдельных видов работы, их будут скорее интересовать качественные показатели работы, общие выводы по прошедшему году, различные данные из финансового отчета, перспективы развития – кратко говоря, подробности.
2. Партнеры по финансовой деятельности, доноры, грантодатели, жертвователи, представители курирующих организаций, аналитики. Эту группу читателей в первую очередь будут интересовать история, цели, миссия, принципы и методы работы организации, отчет о реализации программ и проектов, финансовый отчет, перспективы развития – если коротко, сведения о проделанной работе и состоянии дел организации.

3. Журналисты, освещающие различные аспекты деятельности, представители целевых групп, на которых направлена деятельность организации, просто интересующиеся - различные представители общественности. Эту группу будут интересовать история, цели, миссия организации, методы и принципы работы, общие характеристики деятельности, основные финансовые показатели, перспективы развития – в общем, презентационная информация.

Итак, можно с уверенностью сказать, что годовой отчет – это документ нужный и полезный, и не только сторонним лицам, но и самой организации. От его качества в значительной степени зависит представление о вашей организации как о надежном партнере.

Отчет о проделанной работе очень важно составить толково, чтобы кратко, но емко изложить результаты вашей деятельности. Существуют ли особые правила ведения отчетности, что нужно знать, приступая к написанию такой документации?

Отчет о проделанной работе - требования к написанию

Зачем вообще нужно составлять отчет о проделанной работе? Ведение отчетности помогает:

1. осуществлять контроль за выполнением сотрудниками их должностных обязанностей;
2. выявлять проблемные места в работе конкретного работника и отдела в целом;
3. выяснять, достаточно ли усилий приложено для решения поставленной задачи;
4. поддерживать трудовую дисциплину в коллективе;
5. обосновывать расходы на оплату труда сотрудников.

Какие основные требования предъявляются к отчету? Рассказывать о результатах своего труда нужно по-деловому кратко, но в то же время указав весь объем проделанной работы.

Толковый отчет не только даст представление о том, как хорошо вы потрудились, но и представит вас в выгодном свете - сотрудником, умеющим доступно излагать свои мысли, выделив основное и не отвлекаясь на ненужные подробности.

Отчет о проделанной работе - какие бывают виды

С точки зрения периодичности отчет может быть еженедельным, месячным, квартальным, годовым.

Иногда сотрудник отчитывается о конкретном мероприятии (например, как была организована презентация новой книги, подготовка и проведение которой заняло несколько дней, или трехдневного тренинга по продажам).

В заголовке отчета следует указать данные о сроках, к примеру «Отчет о проведении семинара по кадровому делопроизводству 7-9 октября 2015 года».

Обязателен для всех работников отчет о командировке, независимо от ее длительности.

Отчет о проделанной работе можно написать в текстовой форме и в статистической. Текстовый отчет — это связное повествование, дополненное различными графиками, схемами и таблицами.

А если вы предпочитаете статистическую форму, то акцент сделайте на иллюстрирующие материалы, к которым напишите пояснения в виде текста.

Структура отчета

Единого стандарта написания отчета о проделанной работе, как и автобиографии сотрудника , нет. В каждой организации могут быть свои требования к структуре подобных документов.

Логичной выглядит, например, такая подача: первый раздел — «Введение», в нем лаконично опишите поставленные перед вами задачи, методы, которые были использованы для их решения, и полученный результат.

В «Основной части» более подробно опишите последовательность вашей работы:

1. подготовку к осуществлению проекта;
2. этапы его реализации (укажите все использованные ресурсы: маркетинговые исследования, аналитическую работу, опыты, командировки, привлечение других сотрудников);
3. проблемы и трудности, если они возникали;
4. предложения по устранению сложностей;
5. достигнутый результат.

Отчет в виде таблицы будет выглядеть более наглядно, структурировано и лаконично.

Если вам приходится часто составлять текущие отчеты о проделанной работе, удобно будет заготовить шаблон, в который регулярно нужно вносить необходимые данные.

А чтобы не забыть ничего важного за прошедший рабочий день, выделите из своего графика несколько минут, записав все, чем занимались. Иначе потом обязательно что-то упустите.

Когда вы составляете годовой отчет, проанализируйте динамику достигнутых результатов, сравнив с предыдущим годом и дав прогноз на будущий год.

В качестве дополнения к основной части отчета приложите материалы, которые подтверждают изложенные факты - копии благодарственных писем и записей в книге отзывов, публикации в прессе о проведенных мероприятиях, чеки и счета.

Финансовую часть лучше выделить в отдельный раздел, заполнять который следует так, как этого требует бухгалтерия вашей организации.

Отчет о проделанной работе завершает раздел «Заключение». В нем вы формулируете выводы и предложения, возникшие по итогам проделанной работы, если считаете их полезными для улучшения деятельности вашей организации.

Отчет о проделанной работе печатают, используя листы формата А4. Страницы следует пронумеровать, оформить титульный лист.

Когда ваш документ достаточно объемный, отдельно составьте оглавление - так в вашем отчете будет легче ориентироваться.

Может быть и такой вариант отчета:

Ф.И.О.________
Должность_________
Подразделение_______

Основные достижения за прошедший период:

• в профессиональной деятельности;
• в плане личностного развития.

Что не удалось выполнить и по какой причине.
Потребность в дополнительном обучении.
Предложения по улучшению организации Вашей работы.
Желаемые области ответственности и развития карьеры.
Подпись_______
Дата__________

Умение составлять толковый отчет о проделанной работе поможет вам представить конкретные доказательства того, что вы трудитесь на совесть, справляетесь со своими обязанностями. А, кроме того, это весомый аргумент для начальства, если вы решите поднять вопрос о том, чтобы

Трудовой процесс состоит из постановки задач руководителем и их выполнения сотрудником компании. Время от времени каждый работник составляет отчет о проделанной работе. Периодичность зависит от внутренних правил предприятия, также как и форма. Не стоит недооценивать значимость этого документа для руководства.

В этой статье мы рассмотрим то, как правильно оформить отчет о проделанной работе, образец заполнения документа и некоторые советы по его составлению.

Почему нужно уметь правильно отчитаться о работе

Рабочий процесс можно представить в виде сложного механизма, в котором каждый сотрудник компании является шестерёнкой. В этом примере руководитель организации выступает инженером, который обязан следить, чтобы все механизмы работали слаженно и как можно быстрее.

В реальной жизни начальникам довольно-таки сложно оценить, насколько хорошо сотрудники справляются со своей работой, если они не видят результатов труда. Поэтому почти на всех предприятиях руководство обязывает каждого сотрудника регулярно составлять отчет о проделанной работе. Зачастую этот документ создаётся с периодичностью в 1 неделю. Таким образом, начальство может увидеть, чем занимались работники, а также насколько они были полезны предприятию.

Неправильный пример

Составляется документ в свободной форме. Возможно, именно поэтому и встречается большое количество отчетов, которые ни о чем не говорят руководству или заставляют думать о том, что рабочий не справляется с возложенными на него функциями. При этом конкретный сотрудник может быть реальным трудягой и перевыполнять свой план. Виной всему − неправильно составленный отчет о проделанной работе. Образец такого документа приведём ниже.

Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 15.02.16 по 19.02.16 г.

Было выполнено следующее:

• осуществлены хронометражи рабочего времени производственного цеха;
• внесены в рабочую программу результаты хронометражей;
• рассчитаны новые нормы времени;
• составлены ответы на запросы инспекций по охране труда, а также нескольких клиентов;
• принято участие в конференции по вопросам повышения эффективности труда на предприятии.

Дата составления: 19.02.16 г.

Подпись: Петров Ю. Р.”

Если работник составит отчет о проделанной работе подобным образом, то руководство будет считать, что он недостаточно загружен.

Какие бывают ошибки?

Указанный выше пример отчетливо показывает стандартные ошибки при составлении подобного рода документов.

Основными из них являются:

Указанные выше требования нужно использовать как при составлении недельных форм, так и тогда, когда формируется отчет о проделанной работе за год.

Подходящий вариант

Вероятно, что с первого раза составить качественный отчет не получится. Для того чтобы вам было легче это сделать, приводим пример того, как нужно было написать отчет руководителю о проделанной работе, указанный в первом примере:

“Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М.

От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р.

Отчет о результатах труда за (15.02.16-19.02.16 гг.)

На отчетную неделю передо мной были поставлены следующие задачи:

Все поставленные задачи были выполнены, а именно:

• проведено 5 хронометражей и составлено такое же количество новых норм по работам производственно цеха;
• было принято участие в конференции, служебная записка с предложениями прилагается.

Также проводилась работа со входящей документацией, а именно:

• Составлено 2 ответа на запросы ИОТ.
• Даны ответы на письма гр. Юрьева А. А., Жакова С. И., Милеевой К. Б.

На период с 22.02.16 по 26.02.16 г. запланирована командировка с целью проверки работы структурного подразделения Печерского филиала.

Дата составления: 19.02.16 г.

Подпись: Петров Ю.Р.”

Согласитесь, что этот вариант отчёта и читается лучше, и руководству видно, насколько же хорошо трудится один из сотрудников.

Как писать отчёты на более продолжительные периоды?

Конечно, период в одну неделю красиво расписать на бумаге не трудно. Сложнее составить отчет о проделанной работе за полугодие или даже год. Однако сделать это легче, чем может показаться на первый взгляд. К примеру, если у вас за необходимый период есть недельные отчеты, то можно их благополучно использовать.

Максимальный объём − 1 лист формата А4

При этом стоит постараться несколько укрупнить информацию, чтобы результат поместился на 1-2 страницы. В том случае, если недельные итоги в организации не проводятся, но вас обязали сформировать отчет о проделанной работе за год, не стоит паниковать и биться в истерике.

Вся информация есть вокруг вас: посмотрите историю сообщений в журналах регистрации документов или в электронной почте, откройте папку с вашими отчётами, изучите командировочные листы. Всё это поможет вспомнить те подвиги, которые были вами совершены на протяжении рабочего года.

Подведём итоги

Выше мы привели некоторые примеры того, как написать отчет о проделанной работе. Главное − это изложить выполненные операции с указанием количественных характеристик (столько-то раз или такое-то число штук и т. п.). Таким образом, вы поставите руководство в известность о том, сколько именно работы вам удалось выполнить.

Нельзя забывать в начале отчёта указать перечень конкретных задач, которые вам довели для исполнения. Немаловажной частью является и завершение отчёта. Обязательно напишите то, что хотите реализовать на работе в ближайшее время. Этим вы покажете, что смотрите шире, чем только на область своих непосредственных обязанностей и функций, которые необходимо выполнять согласно должностной инструкции.

Можете также рассмотреть пример, указанный выше.

Для того чтобы было легче составлять такие отчёты, можете в блокнотике либо электронном документе ежедневно записывать проделанную работу. На эту мелочь вы потратите всего лишь 3-5 минут в день. Это не так уж много. Однако за счёт таких записей вы в дальнейшем без проблем сможете создать отчёт о своей работе за любой период.

Годовая бухгалтерская отчетность – форма бухгалтерской отчетности, которая сдается за год.

Составляется она на основе ведения в течение года регистров бухучета, налогового учета, а так же промежуточной отчетности.

Состав годовой бухгалтерской отчетности

Состав годовой бухгалтерской отчетности регламентирован ст. 14 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Так, годовая бухгалтерская отчетность состоит из бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах и приложений к ним (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

К приложениям относятся (п.п. 2, 4 Приказа Минфина от 02.07.2010 № 66н):

Отчет об изменениях капитала;

Отчет о движении денежных средств;

Отчет о целевом использовании средств (для некоммерческих организаций);

иные приложения (пояснения).

Формы годовой бухгалтерской отчетности утверждены Приказом Минфина России от 02.07.2010 № 66н.

Аудиторское заключение

Если организация подлежит обязательному аудиту (ст. 5 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ), то в составе годовой бухгалтерской отчетности в Росстат нужно также представить аудиторское заключение, которое подтверждает достоверность представляемой бухгалтерской отчетности (п. 5 ПБУ 4/99).

В случае, если на момент сдачи отчетности в органы статистики аудит в организации не завершен, то сдать заключение можно будет позже.

Сделать это нужно не позднее 10 рабочих дней со дня, следующего за датой аудиторского заключения, но обязательно до 31 декабря года, следующего за отчетным годом включительно (п. 2 ст. 18 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Таким образом, в состав годовой бухгалтерской отчетности входят:

Бухгалтерский баланс (форма №1);

Отчет о финансовых результатах предприятия (форма отчетности №2);

Отчет об изменениях капитала (форма №3);

Отчет о движении денежных средств (форма отчетности №4);

Пояснения к бухгалтерскому балансу и аудиторское заключение (обязательно только для тех, кто обязан проводить ежегодные аудиторские проверки).

Для субъектов малого предпринимательства разработаны свои бухгалтерские формы для представления:

Упрощенный Бухгалтерский баланс (форма №1);

Упрощенный отчет о финансовой деятельности предприятия (форма отчетности №2).

Требования к составлению годовой бухгалтерской отчетности

Основным требованием является достоверность данных.

То есть показатели должны быть достоверны для того, чтобы любой пользователь отчетности (будь то внешний или внутренний) не усомнился в показателях хозяйственной деятельности предприятия.

Требование своевременности данных также влияет на качество составленной годовой отчетности. То есть данные должны быть отражены именно в том отчетном периоде, в котором они произошли.

Также все показатели должны быть сопоставимы. То есть должна быть обеспечена взаимоувязка данных всех форм с данными учетных регистров и деклараций.

Принцип полноты указывает на то, что все данные бухгалтерской отчетности должны быть отражены в полном объеме.

В том случае если полнота представленных данных отсутствует, то данный факт должен быть отражен в пояснительной записке.

Кто обязан составлять годовую бухгалтерскую отчетность

Годовую бухгалтерскую отчетность обязаны составлять все организации и предприниматели, за исключением тех лиц, которые имеют возможность применять упрощенный вид годовой бухгалтерской отчетности (или не составлять ее вовсе), а именно:

малый бизнес;

некоммерческие предприятия;

участники проекта «Сколково».

Пользователи бухгалтерской отчетности

Годовая бухгалтерская отчетность является сводной формой бухгалтерской информации о предприятии.

У бухгалтерской информации всегда есть пользователи, то есть те, кто использует эту информацию для различных целей. Все пользователи бухгалтерской информации разделяются на внутренних и внешних.

К внутренним пользователям относятся руководители фирм, вышестоящие организации (если таковые имеются), руководящие подразделения (если предприятие крупное).

К внешним пользователям относится Федеральная служба государственной статистики (Росстат), Федеральная налоговая служба (ФНС), Пенсионный фонд (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС). К внешним пользователям также относятся любые физические и юридические лица, так как бухгалтерская отчетность любой фирмы должна отвечать принципам гласности и доступности любому пользователю.

Бухгалтерский баланс

Бухгалтерский баланс (Ф-1) состоит из актива и пассива, выключающих разделы, в каждом из которых выделяются строки, содержащие данные об определенных видах имущества или обязательств.

Актив включает в себя 2 раздела:

I. Внеоборотные активы

Здесь содержится информация об ОС, НМА, НИОКР, долгосрочных финансовых вложениях, т. е. об имуществе, которое не может быть реализовано быстро.

II. Оборотные активы

Это так называемые короткие (легко реализуемые) активы: запасы, дебиторская задолженность со сроком погашения до 1 года, краткосрочные финансовые вложения, денежные средства.

В пассиве имеется 3 раздела:

III. Капитал и резервы

Он отражает сведения о капитале организации (уставном, резервном, добавочном) и нераспределенной прибыли (непокрытом убытке).

IV. Долгосрочные обязательства

Это обязательства со сроком погашения более 12 месяцев (заемные, оценочные, отложенные).

V. Краткосрочные обязательства

В этом разделе представляют информацию об обязательствах со сроком погашения менее года, в т. ч. о заемных средствах, кредиторской задолженности, оценочных и иных обязательствах.

Все показатели баланса приводятся на одну из дат:

Строки баланса кодируются. Код берется из приложения 4 к приказу № 66н.

Отчет о финансовых результатах

Отчет о финансовых результатах, который является важным документом, отражающим показатель чистой прибыли или убытков, сформированных с учетом следующих показателей:

• себестоимости;

  расходов - управленческих, коммерческих;

  прочих доходов - доходов от участия в других компаниях и др.;

  прочих расходов-процентов к уплате и др.

  текущего налога на прибыль и корректировок, связанных с расхождением данных бухгалтерского и налогового учетов.

Приложения к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах

Формы 3, 4 и 6 бухгалтерского баланса входят в состав годовой бухгалтерской отчетности и являются приложениями к его основным формам (балансу и отчету о финансовых результатах):

форма 6 - отчет о целевом использовании средств.

Бланки форм приложений, как и основных форм бухгалтерской отчетности, утверждены приказом Минфина России «О формах бухгалтерской отчетности организаций» от 02.07.2010 № 66н.

Отчет об изменениях капитала

Форма 3 бухгалтерского баланса – это отчет об изменениях капитала.

В нем отражаются сведения о собственном капитале организации, к которому относятся:

уставный (складочный) капитал;

добавочный капитал;

резервный капитал;

нераспределенная прибыль;

прочие резервы.

Кроме того, в отчете отражается информация о собственных акциях, выкупленных у акционеров.

Форма 3 состоит из 3 разделов:

1. Движение капитала

Это таблица, в которой показывается изменение капитала организации за 2 года (отчетный и предыдущий). Из нее видно, как изменился капитал (увеличился он или уменьшился) и за счет чего произошли изменения.

2. Корректировки в связи с изменением учетной политики и исправлением ошибок

Этот раздел содержит сведения о корректировках величины капитала, вызванных изменением учетной политики или связанных с исправлением существенных ошибок прошлых лет, выявленных после утверждения бухгалтерской отчетности прошлого года.

3. Чистые активы

В этом разделе содержатся сведения о чистых активах организации за 3 года (отчетный и 2 предыдущих).

Порядок расчета чистых активов установлен приказом Минфина России от 28.08.2014 № 84н.

Отчет о движении денежных средств

Данная форма формируется на основании показателей счетов 50 «Касса» , 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета», 57 «Переводы в пути» . В отчете отражаются остатки по счетам, их движение (приход, расход) и т.д. также отражаются данные о денежных эквивалентах (высоколиквидные финансовые вложения).

Отчет о движении денежных средств содержит информацию о движении денежных потоков организации за отчетный и предыдущий годы.

В отчете о движении денежных средств отражаются отдельно денежные потоки:

от текущих операций.

от инвестиционных операций.

от финансовых операций.

При этом по каждому виду деятельности показываются поступление и расходование денежных средств.

Отчет о целевом использовании средств

Шестая форма баланса - это отчет о целевом использовании средств, который составляют некоммерческие организации (НКО) и юридические лица, получающие какое-либо целевое финансирование.

Для НКО этот отчет является, по существу, основным. В данном отчете они раскрывают информацию о целевом использовании средств, полученных для обеспечения уставной деятельности. В нем показывается остаток средств целевого финансирования на начало отчетного года, поступление и расходование таких средств в течение отчетного периода и их остаток на конец года.

Форма 6, так же как и основные формы отчетности (баланс и ), имеет два варианта оформления: полный (приложение 1 к приказу № 66н) и упрощенный (приложение 5 к приказу № 66н).

Последний вариант отчетности могут составлять организации, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, при составлении отчетности по упрощенной форме.

Пояснения к бухгалтерской отчетности

Пояснения к данным формам не имеют установленного формата и необходимы для раскрытия общих показателей, приведенных в двух основных формах – Балансе и Отчете о финансовых результатах.

Упрощенный вариант отчетности

При упрощенном варианте отчетности обязательными формами являются баланс, отчет о финансовых результатах и отчет о целевом использовании средств, а пояснения к ним следует оформлять только в случае крайней необходимости.

Поскольку отчет о целевом использовании средств (форма 6) предназначен для использования при наличии движения средств вполне определенного назначения, его применяют не всегда.

Таким образом, формы 3, 4 и 6 могут не составляться лицами, отчитывающимися по упрощенной форме.

Сроки и адрес представления годовой отчетности

Годовую бухгалтерскую отчетность все организации обязаны представлять по месту ее нахождения не позднее 31 марта по следующим адресам:

в налоговую инспекцию (пп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ);

территориальный орган статистики (ст. 18 Федерально го закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Если 31 марта совпадет с выходным днем, сдать отчетность можно будет не позднее следующего за ним рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Заключение

Составление бухгалтерской отчетности осуществляется на бланках определенной формы, утвержденных Минфином России, и с соблюдением определенных правил внесения информации в эти бланки.

Формы 3, 4 и 6 – это приложения к 2 основным бухгалтерским отчетным документам: бухбалансу и отчету о финрезультатах.

Формы 3 (отчет об изменениях капитала) и 4 (отчет о движении денежных средств) оформляются в обязательном порядке, если основные отчеты создаются в их полном варианте.

Форма 6 (отчет о целевом использовании средств) составляется только при наличии у отчитывающегося лица средств целевого финансирования.

Так же как и 2 основные формы отчетности, форма 6 может быть оформлена по упрощенному варианту организацией, имеющей право на ведение упрощенного учета.