Каждая фирма или организация имеет представительские расходы, которые возникают при решении серьезных вопросов в неофициальной обстановке. Зачастую налоговые органы не признают такие затраты для налогообложения доходов из-за неправильно сформированных документов или в связи с тем, что компания не обладает вескими доказательствами об экономической оправданности произведенных расходов.

В данном случае юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю необходимо знать, какие документальные акты необходимы, как их правильно оформить, чтобы контролирующие органы признали представительские затраты общими расходами.

В настоящее время действующим законодательством РФ не предусмотрен конкретный список документальных актов , которые бы подтверждали при начислении налогов. Поэтому каждое предприятия лично определяет порядок контроля и оформления таких затрат, для предоставления их в налоговые учреждения.

Большинство предпринимателей руководствуются пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ , который регламентирует признание производимых расходов, если они имеют документальное подтверждение и экономическое обоснование. Таким образом, под доказательством понимаются такие затраты организации, которые оформлены соответствующими документами, согласно нормативно-правовой базе РФ.

В связи с этим бухгалтерские сотрудники компании должны грамотно и согласно утвержденному порядку составлять как внешние первичные акты, так и внутренние распорядительные документы.

Под внешними первичными актами, согласно которым можно произвести оформление представительских затрат, являются:

• товарные накладные;
• различные расходные акты;
• товарные чеки;
• фактурные счета.

Также представительские затраты могут составляться при помощи следующих внутренних организационных документов :

1. Распоряжение руководителя или собственника предприятия о реализации затрат на определенные цели.
2. Программа мероприятий, где обязательно должен указываться состав и должности приглашенных лиц.
3. Список представителей сторонней компании, которые участвуют в переговорном процессе или заседании управляющего органа.
4. Перечень должностных лиц фирмы, которые наделены правом получать и расходовать подотчетные финансовые средства на организацию служебных мероприятий.
5. Утвержденный порядок предоставления подотчетных ценностей на представительские мероприятия.
6. Бюджет представительских затрат. В нем необходимо отобразить величину предполагаемых расходов и цели предназначения.
7. Приказ о назначении лица, ответственного за организацию и проведение конкретного мероприятия.
8. Отчет о произведенных представительских затратах. Данный расходный акт обязательно должен отражать все фактически потраченные денежные суммы, ссылки на подтверждающие документальные акты, подписываться руководителем предприятия.
9. Отчет о дарении материальных ценностей, которые являлись собственностью предприятия. При этом должно четко указываться наименование продукции, ее количество, сведения о лице, которому был адресован подарок.
10. Меню, в случае если делегация питалась в общепите, которое принадлежит организации.
11. Авансовый отчет со следующими подлинными дополнениями: контрольно-кассовые чеки, где подробно расписывается вид и количество материальных ценностей, счета из мест общественного питания, торгово-закупочные акты, бухгалтерские накладные.

Требования

Для грамотного оформления представительских затрат, кадровый сотрудник предприятия должен выполнять требования статьи 9 №129-ФЗ от 21.11.1996., а именно, обязательно во всех оформляемых бумагах по данным расходам должен отобразить следующие сведения :

• наименование документального акта;
• дата формирования;
• порядковый номер согласно учету канцелярии;
• название предприятия, где формировался определенный документ;
• содержание хозяйственного процесса;
• натуральное и денежное выражение измерителя хозяйственного процесса;
• перечень лиц, ответственных за оформление и осуществление хозяйственного процесса, назначенных распоряжением руководителя;
• подписи ответственных лиц.

Помимо этого, в оформляемых документах по представительским расходам нужно указать такие данные :

1. Точную дату официальной встречи.
2. Место, где проводилось или будет проводиться деловое мероприятие, с указанием конкретного адреса.
3. Проект встречи, заседания или других проводимых мероприятий.
4. Перечень всех членов организации, принимавших участие в мероприятии. При этом нужно прописывать участников как со стороны предприятия-организатора, так и со стороны сторонней фирмы-гостя.
5. Задачи, преследуемые мероприятием.
6. Предполагаемая сумма затрат.

Примеры

При командировке : финансовый директор ООО «Цемент» Кондратенюк В.И. был командирован в г. Липецк для ведения деловых переговоров с уполномоченными сотрудниками ООО «Бетонит». Задача данных переговоров заключается в осуществлении совместного ведения бизнеса, а именно, выпуск новой продукции и ее реализация. В соответствии с распоряжением директора предприятия, расходы по проведению мероприятия оплачивает Кондратенюк В.И.

Сумма затрат на осуществление деловой встречи, а именно, ужин в ресторане составил 8678 рублей, при этом НДС составил 1457 рублей.

В бухучете ООО «Цемент» представительские затраты были показаны следующими проводками.

Дт 26 Кт 71 — учтены понесенные Кондратенюком В.И. расходы во время командировочной поездки (8678 рублей – 1457 рублей) = 7221 рубль. Подтверждающими документами являются предоставленные:

• авансовый отчет;
• из ресторана;
• отчет об итогах поездки;
• акт о результатах проведенных переговорах.

Дт 19 Кт 71 — учитывают сумму НДС по представительским затратам, понесенных командировочным лицом.

В результате проведения культурно-развлекательного мероприятия : в январе 2017 года ООО «Компьютер» организовало деловую встречу с партнерами по бизнесу, программа мероприятий состояла из посещения исторического музея г. Москвы и обеда в японском ресторане «Тануки». Для осуществления данной программы сотруднику ООО «Компьютер» Недоеву А.М. были выданы подотчетные наличные средства в сумме 86000 рублей.

Однако, Недоев А.М. на проведение мероприятий, потратил из всей суммы только 68500 рублей, а именно:

• билеты в исторический музей – 15700 рублей;
• обед в ресторане «Тануки» — 43800 рублей;
• доставка к месту назначения деловых партнеров – 9000 рублей.

Бухгалтерский работник ООО «Компьютер» сделал в бухучете следующие проводки :

• Дт 71 Кт 50 — выданные подотчетные средства в сумме 86000 рублей (подтверждающий документ – расходный контрольно-кассовый ордер);
• Дт 44 Кт 71 — взяты к учету затраты на посещение музея и обед (15700 + 43800) = 59500 рублей (акты – чек из ресторана, билеты из музея, авансовый отчет);
• Дт 50 Кт 71 — возвращение неиспользованных денежных средств в кассу предприятия 17500 рублей (доказательство – наличие приходного кассового ордера);
• Дт 44 Кт 76 — счет, выставленный транспортной фирмой за предоставленные услуги, равен 9000 рублей (подтверждение – счет-фактура).

Налоговый кодекс РФ не рассматривает поход в музей и транспортные затраты как представительские расходы.

Документы

Приказ является внутренним распорядительным актом предприятия и должен включать следующую информацию :

• название субъекта хозяйствования;
• наименование акта (приказ, служебное поручение или распоряжение);
• цель и задачи запланированного мероприятия;
• резолютивные определения, касающиеся определенных лиц (это могут быть сотрудники, на которых возлагается ответственность проводимой программы или задачи);
• утверждающая подпись непосредственного руководителя организации;
• ознакомительные подписи сотрудников, на которых возложены те или иные обязательства;
• список дополнений, если таковые существуют.

Положение должно иметь следующие разделы :

• информация о предназначении документального акта;
• перечень понятий и терминов, используемых в положении;
• задачи осуществления учитываемых затрат;
• указание местоположения, где будут проводиться официальные мероприятия;
• перечень организаций, задействованных в планируемом проведении мероприятия;
• список представительских расходов;
• порядок составления учета представительских расходов;
• правила взаимоотношений со сторонними компаниями.

Правильно оформленный акт обязательно должен содержать следующую информацию :

• затраты, понесенные в результате проведения представительских мероприятий;
• денежное выражение осуществляемых расходов согласно смете;
• фактические затраты, которые выражаются в денежном эквиваленте;
• наименование документов, подтверждающих проведение представительского процесса;
• подпись главного бухгалтера организации;
• утверждающая подпись руководителя компании.

Для формирования отчета отображаются следующие сведения :

• дата составления;
• основная тематика проведенной представительской программы;
• итог проведенного мероприятия;
• перечень лиц, принимавших участие в запланированной программе;
• место и время проведения программы;
• список подтверждающих документов.

Подробное определение данного типа расходов представлено в данном видео.

Представительскими называют расходы, предназначенные для осуществления приемов будущих деловых компаньонов. Их перечень ограничивается трудовым кодексом, выдаются деньги только определенному кругу лиц, закрепленных в . Порядок проведения переговоров и расходования представительских денег определяют в приказе, образец которого можно скачать ниже.

Перечень представительских расходов обозначен Налоговым кодексом (п.2 ст.264):

• оплата деловых приемов, заседаний в гостиничных и ресторанных комплексах или собрание с партнерами на территории предприятия (к примеру, завтраки и обеды);
• расходы на крепкие, алкогольные напитки и буфет;
• затраты на препровождение гостей до пункта назначения;
• оплата работы переводчика, не являющегося частью коллектива фирмы.

Данные издержки позволяют компании, применяющей для работы общую систему налогообложения, сократить налогооблагаемую базу в пределах установленного лимита - 4% от суммы расходов фирмы на заработную плату. Чтобы иметь возможность списания данных расходов, необходимо подготовить приказ на представительские расходы.

Расходы на аренду переговорной комнаты или банкетного зала, развлекательные мероприятия (боулинг, сауна, экскурсии), лечение заболеваний, проведение юбилейного торжества сотрудника, оформление праздников, приобретение сувенирной продукции, подарков и наград не могут уменьшить базу для исчисления налога на прибыль.

Основным документом является приказ на представительские расходы, удостоверяющий факт их реализации и обоснованности.

Приказ может выглядеть следующим образом:

Как составить приказ на представительские расходы в 2017 году

Каждая организация вправе самостоятельно разработать форму приказа.

Данный документ содержит сведения:

• название хозяйствующего субъекта;
• заголовок приказа (о проведении переговоров, делового обеда) и его порядковый номер;
• дата составления документа и месторасположение субъекта;
• цель мероприятия (поддержание делового общения, увеличение объемов продаж);
• обозначение ответственных специалистов за исполнение данной процедуры с указанием определенных задач для каждого работника;
• дата и время мероприятия;
• перечисление запланированных рабочих моментов;
• назначение ответственного сотрудника за составление сметы расходов и контроля выполнения распоряжения и последующего формирования отчета о совершенных действиях;
• указание бухгалтеру о выдаче необходимой суммы;
• виза руководителя субъекта и указанных в документе специалистов.

В форме приложений к приказу могут выступать программа мероприятия и смета представительских расходов.

Программа отражает все запланированные этапы с указанием конкретного времени и день официального приема. Смета расписывается для каждого пункта затрат в отдельности: транспорт, обслуживание банкета, цветы, сувениры. Оба документа обязательно утверждаются директором компании. Когда сумма расходов одобрена работодателем, работнику, обозначенному в приказе, выдаются деньги под отчет из кассы компании. В произвольной форме пишется заявление директору с обозначением размера денежной суммы и срока ее выдачи.

Оформление итогов деловой встречи

По завершении деловых переговоров сотрудником, ответственным за их проведение и контроль переговоров, на имя руководителя предприятия составляется отчет о выполненных задачах и достигнутых результатах. К примеру, отразить подписание нового договора поставки, увеличение номенклатуры товара по уже заключенного контракту.

В отчете также фиксируется наличие остатка денежных средств от выделенной суммы или его отсутствие, дополнительные расходы.

Затем составляется акт на списание расходов (представительских), отображающий точную сумму понесенных затрат, которые должны быть подтверждены соответствующими накладными, договорами, чеками. Бланк подписывается директором предприятия и главным бухгалтером.

Признание затрат представительскими для налогового законодательства не зависит от исхода переговоров (достигнута ли цель по заключению нового контракта), главное, чтобы вся первичная документация соответствовала нормам ст.9 №402-ФЗ. В противном случае, расходы не будут отнесены к представительским и автоматически попадают в базу для налогообложения прибыли.

Образец оформления

Образец приказа на представительские расходы 2017 —

Термин «представительские расходы» можно встретить в Налоговом кодексе в перечне затрат, которые понижают налогооблагаемую базу на прибыль. Потому основной вопрос в данной теме, это как оформить представительские расходы, чтобы их можно было учитывать при снижении суммы налога.

Что такое представительские расходы

Законодательство к представительским расходам относит следующее:

• затраты на проведение бизнес – мероприятий в которых принимают участие представители сторонних организаций с целью заключения деловых соглашений, либо сотрудники компании, участвующие в совете директоров (общем собрании правления);
• транспортные расходы, связанные с вышеуказанным мероприятием;
• услуги переводчика, при проведении данного мероприятия.

Сумма представительских расходов, участвующая в снижении прибыли не может быть более 4% от фонда оплаты труда за соответствующий период.

Представительские расходы: документальное оформление 2018 году

Для того, чтобы иметь возможность отнести затраты на представительские мероприятия к расходам, снижающим прибыль, необходимо правильно оформить все документы, их подтверждающие. Чаще всего при их оформлении используется три типа документов, – это приказ, отчет и акт.

По последним пояснениям в законодательстве обязательным является только отчет с прилагающимися к нему первичными документами о совершенных затратах. Но многие организации, предпочитают составлять полный пакет документов, особенно те, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

Образец приказа на представительские расходы предприятия

Приказ на представительские расходы, составляется в виде распорядительного документа по организации, на фирменном бланке. Он содержит в себе информацию о намечающемся мероприятии, его целях и предполагаемых расходах.

Примерная структура приказа будет выглядеть следующим образом:

• реквизиты приказа (наименование организации, дата, номер, название);
• преамбула, раскрывающая цель составления приказа (краткое описание мероприятия);
• распорядительная часть приказа, указывающая, что необходимо подготовить для намечающегося мероприятия и устанавливающая ответственных лиц;
• подпись руководителя.

В приказе также может содержаться указании о необходимости составить отчет и акт на представительские расходы по завершению бизнес - мероприятия.

Отчет по представительским расходам: пример

Отчет также составляется в свободной форме и представляет собой резюме прошедшего мероприятия:

• когда и где было проведено мероприятие;
• его результаты и договоренности (либо их отсутствие);
• кто обслуживал данное мероприятия (стороння организация, либо все было подготовлено силами сотрудников компании)
• расходы на мероприятие (они должны быть подтверждены документально);
• перечень, подтверждающих документов, которые будут прилагаться к отчету.

Все подтверждающие документы должны быть в оригинале.

Акт на списание представительских расходов: образец

После проведения мероприятия составляется акт на списание представительских расходов. Бланк этого документа не утвержден, соответственно он может быть составлен в произвольной форме.

Составляется он комиссией и утверждается руководителем.

Затраты предприятия на проведение бизнес - мероприятий называются представительские расходы. Документальное оформление этих расходов необходимо для подтверждения их совершения. Для этого составляется приказ, отчет и акт на представительские расходы. Образец этих документов представлен ниже.

Представительские расходы как оформить - пример документа вы найдете в нашей статье. Кроме того, мы рассмотрим, посредством каких источников данные расходы могут подтверждаться и какие из них предписывает использовать финансовое ведомство.

Для чего осуществляется оформление представительских расходов

Представительские расходы (ПР) выделяются в обособленную категорию издержек предприятия в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ. Это могут быть затраты:

• на реализацию бизнес-мероприятия представительского характера;
• оплату транспортных, буфетных услуг, заказанных фирмой у сторонних организаций или ИП в рамках проведения бизнес-мероприятия;
• оплату оказанных сторонней фирмой или ИП услуг по переводу, если он потребовался при проведении бизнес-мероприятия.

ПР могут быть применены в целях снижения налогооблагаемой базы предприятия, работающего на ОСН. Но не полностью, а только в пределах 4% от величины затрат на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.

Для того чтобы воспользоваться такой возможностью, предприятию потребуется подтвердить, что:

• расходы являются именно представительскими (по ст. 264 НК РФ);
• соответствующие расходы документально зафиксированы и обоснованны (данное требование установлено в п. 1 ст. 252 НК РФ).

Удостоверение обоих фактов может быть осуществлено посредством ряда документов. Изучим их специфику.

Как оформить представительские расходы в 2018 году

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ любые затраты, которые планируется использовать в целях снижения налоговой базы, должны быть подтверждены документально. В положениях ст. 264 НК РФ, в которой ПР определяются как отдельная категория затрат, равно как и в иных федеральных нормативных актах, не установлены перечни документов, посредством которых можно утверждать соответствующие расходы.

Так, в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 Минфин рекомендовал налогоплательщикам подтверждать ПР посредством таких источников, как:

• приказ о проведении представительского мероприятия;
• смета фирмы по ПР;
• отчет по ПР;
• первичка, дополняющая отчет.

В письмах от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675 и от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, изданных ведомством, было рекомендовано также применять в качестве источника, подтверждающего ПР, акт о соответствующих затратах.

В одном из последних писем, разъясняющих данный вопрос (от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288), Минфин высказал мнение о том, что ПР достаточно подтверждать только с помощью:

• отчета;
• первичных источников, подтверждающих корректность данных, приведенных в отчете.

В свою очередь, ФНС России также считает допустимым применять весьма узкий спектр источников при оформлении ПР (к такому выводу можно прийти, ознакомившись с письмом от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852), а именно:

• первичные учетные документы (счета, договоры, акты);
• любые другие виды первички, соответствующие критериям, зафиксированным в п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (одним из таких документов может быть тот же отчет).

Перечень подтверждающих документов

Как оформить представительские расходы с учетом вышеприведенных указаний финансового и налогового ведомств? Резюмируя изложенные в их письмах рекомендации, составим перечень источников, которыми наряду с первичной документацией, полученной от поставщиков, можно обосновать сумму ПР. Это:

• приказ директора фирмы о проведении бизнес-мероприятия;
• смета ПР;
• отчет о расходах;
• акт о списании ПР.

Узнать больше о перечисленных документах вы можете из статей:

• «Cмета на представительские расходы — образец» ;
• «Составляем договор на представительские расходы — образец» .

Кроме того, если фирма проводит деловые мероприятия регулярно, то основным документом для оформления ПР может быть внутрикорпоративное положение о представительских расходах. Оно будет локальным нормативным актом, регулирующим порядок учета соответствующих расходов и отражения сведений о них в различных документах.

Узнать больше об особенностях использования положения о ПР вы можете, ознакомившись со статьей «Составляем положение о представительских расходах - образец» .

Многие фирмы, осуществляя учет ПР в рамках внутрикорпоративного управленческого учета, предпочитают использовать при оформлении данных расходов все типы перечисленных нами выше документов. Это может быть обусловлено установленными нормами управленческого учета, предполагающими как можно более детальное раскрытие сведений о ПР, осуществляемых ответственными сотрудниками предприятия.

• отчет о бизнес-мероприятии;
• первичку.

Рассмотрим особенности составления данных документов подробнее.

Оформляем представительские расходы: отчет

Отчет о ПР может включать информацию:

• о цели проведения бизнес-мероприятия;
• фактическом количестве посетителей;
• фактических затратах фирмы в рамках мероприятия;
• первичке, подтверждающей затраты, отраженные в отчете.

Многие фирмы дополняют отчет еще одним документом — программой представительского мероприятия. При этом в письме ФНС России от 12.04.2007 № 20-12/034115 выражено мнение, согласно которому данную программу следует включать непосредственно в отчет. Но эта рекомендация не всегда применяется на практике, поскольку соответствующая программа может быть, во-первых, слишком объемной для объединения в один документ с отчетом, а во-вторых, по смыслу не вполне оптимально сочетаться с ним.

Рассмотрим, какой может быть структура программы делового мероприятия.

Программа мероприятия и образец ее заполнения в 2018 году

В документе могут отражаться:

• сведения о цели проведения бизнес-мероприятия;
• дата, место его проведения;
• сведения о количестве организаторов и гостей;
• перечни контрагентов фирмы, с которыми заключены (или планируется заключить) договоры на оказание услуг в рамках проведения мероприятий, в том числе тех, оплата по которым формирует ПР;
• сведения о лицах, ответственных за проведение официального мероприятия;
• сведения о конкретных этапах представительского мероприятия.

Ознакомиться с образцом программы представительского мероприятия вы можете на нашем сайте.

Требования к первичке

Кроме отчета о ПР, а также дополняющей его во многих случаях программы, подтверждение соответствующих расходов осуществляется посредством различных первичных источников.

Их можно классифицировать на 2 основные категории:

• контрактные первичные документы (договоры, акты, счета — с контрагентами, оказывающими услуги в рамках проведения представительских мероприятий);
• внутренние учетные документы (такие как отчет о проведении делового мероприятия).

Все типы первички должны соответствовать общим требованиям, отраженным в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, и содержать:

• наименование;
• дату составления документа;
• название фирмы;
• сведения об учитываемом хозяйственном факте;
• сведения о величине измерения соответствующего факта, единицах данного измерения;
• сведения о лицах, имеющих отношение к возникновению соответствующего факта, подписи данных лиц.

Первичка составляется в момент возникновения учитываемого хозяйственного факта либо в крайнем случае непосредственно после его возникновения (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Руководитель фирмы должен утвердить формы первички, используемой в организации, в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Итоги

Для того чтобы использовать представительские расходы в уменьшение налоговой базы, предприятие должно корректно их оформить. В этих целях финансовое ведомство РФ предписывает задействовать такие документы, как отчет о представительском мероприятии, а также первичную документацию, дополняющую его. Важнейшей частью данного отчета может быть программа проводимого мероприятия (однако она может быть оформлена и как отдельный документ).

Изучить иные полезные сведения о представительских расходах вы можете в статье

• представителей других организаций, которые участвуют в переговорах для установления или поддержания взаимного сотрудничества;
• участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа.

В состав таких расходов можно включить затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) для лиц, которые участвуют в переговорах, на доставку этих лиц к месту проведения мероприятия, на буфетное обслуживание во время переговоров, на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате.

Напомним, что представительскими расходами не признаются затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ).

Организация на ОСН может учесть расходы на представительские мероприятия только в пределах ограничения в размере 4% расходов на оплату труда. И, естественно, только при должном документальном подтверждении затрат (п. 1 ст. 252 , пп. 22 п. 1 , п. 2 ст. 264 НК РФ).

В число необходимых документов входят приказ о проведении представительского мероприятия, смета расходов и отчет о мероприятии.

Как составить отчет по представительским расходам (пример)

«Представительский» отчет составляется для того, чтобы документально подтвердить, что мероприятие соответствовало характеру представительского. Несмотря на то, что единой обязательной к применению формы отчета не существует, в нем необходимо отразить (Письмо Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675 ):

• цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
• иные необходимые данные о проведенном мероприятии;
• сумма расходов на представительские цели.

Отчет о представительских расходах составляется в одном экземпляре (ведь нужен он организации, проводившей мероприятие, для признания своих расходов) и утверждается руководителем организации.

Обращаем внимание, что для признания представительских расходов вовсе не обязательно, чтобы были конкретные результаты переговоров (к примеру, подписанный договор). Достаточно, чтобы такое мероприятие было по своей сути направлено на получение прибыли (Письмо Минфина от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897 , Определение КС от 04.06.2007 № 320-О-П ).

Приведем для отчета о представительских расходах образец 2018.