Карточка складского учета — унифицированный документ, служащий для учета движения материалов на складе. Каковы особенности его структуры и где можно ознакомиться с образцом этого документа?

Для чего нужна карточка складского учета материалов

Рассматриваемый документ используется в целях отражения перемещения материалов в рамках склада. Он позволяет фиксировать данные по материалам с указанием их сорта, категории, размера и иных значимых характеристик. Для каждого номенклатурного номера объекта учета (то есть разновидности материала) формируется отдельная карточка.

Ведет документ кладовщик, завскладом либо иное материально ответственное лицо (МОЛ). Внесение записей в карточку осуществляется исходя из наличия у МОЛ первичных приходных либо расходных документов. Данные вносятся в документ в тот же день, когда совершены операции, отраженные в соответствующем документе.

О том, как оприходовать материал, если он поступил без документов поставщика, читайте в статье «Как оприходовать товар без сопроводительных документов?» .

Карточка может вестись в свободной форме, утвержденной приказом руководителя, или составляться по унифицированной форме № М-17, введенной в деловой оборот постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.

Бланк карточки складского учета материалов можно скачать на нашем сайте.

Структура бланка карточки складского учета материалов

В документе указываются:

• название организации, владеющей складом;
• наименование структурного подразделения, в котором ведется учет объектов, вид его деятельности;
• номер склада, стеллажа и ячейки, где осуществляется хранение материала;
• сведения об учитываемом объекте (его марка, сорт, профиль, величина, номенклатурный номер);
• код и наименование единицы измерения объема материала;
• стоимость материала;
• срок эксплуатации материала;
• сведения о поставщике материала;
• конкретное наименование материала;
• дополнительные сведения о материале в случае, если он классифицируется как драгоценный;
• дата, номер внесения записи в карточку;
• сведения о субъектах, передавших материал либо получивших его;
• учетная единица поставки товара (работ, сервисов);
• размер прихода либо расхода по материалу, остатка.

Каждая запись в карточке удостоверяется подписью МОЛ. Его же подпись необходима для подтверждения факта завершения заполнения документа.

Складские операции оформляются работниками всегда тщательно, ведь за каждую единицу товара они несут материальную ответственность. На автоматизированных объектах, оснащенных , сведения о приходе/расходе ведутся в электронном виде. Но в небольших компаниях до сих пор используется журнал или книга складского учета в бумажном виде или .

Сфера применения формы М-17 книги складского учета

Для журнала складского учета образец не утвержден никакими стандартами. Но это не означает, что он возник из ниоткуда. Существует , которая регламентирована Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997г. Использование же вместо неё книги разрешено п. 274 Приказа Минфина №119н.

В 2013 году государство упростило большинство унифицированных складских форм, разрешив предприятиям использовать собственные их модификации. Но большинство компаний устраивают и старые образцы складской книги учета, скачать которые всегда можно в интернете.

В журнале формы М-17 указываются подробные сведения о продукции и документы, на основе которых делаются записи об операциях. В отличие от карточки, в которой ведется учет одной номенклатурной позиции, количество учитываемых товаров в книге ограничено лишь её толщиной.

В форме М17 можно вести следующие активы:

• вспомогательные материалы;
• сырье;
• запасные детали;
• основные материалы;
• тара;
• полуфабрикаты;
• комплектующие изделия;
• строительные материалы;
• топливо;
• прочие материалы.

В журнале учитываются только приходно-расходные операции, внутренние перемещения в нем не отображаются. Также могут быть записаны акты списания бракованной, испорченной продукции и товаров с истекшим сроком годности.

Складской учет на крупных объектах вести в бумажном виде практически невозможно

Документами, которые служат основанием для записей в журнале, являются:

• ордера прихода и расхода;
• накладные;
• счета-фактуры;
• иные документы, которые предусматривают переход права собственности.

Журнал складского учета материалов остается популярным у бухгалтеров из-за своей универсальности. Он отражает передвижения товаров, а записанные в нем документы являются нестираемым доказательством произошедших на складе операций.

Книга складского учета материалов формы М-17 позволяет кладовщикам следующее:

• формировать периодическую отчетность по движению отдельных номенклатурных позиций на складе;
• анализировать товарооборот по каждому товару, что позволяет планировать складские площади при будущих поставках;
• контролировать сроки хранения размещенной продукции;
• мониторить затаренность предприятия в разрезе каждой единицы ассортимента;
• вести адресный учет остатков товара;
• отслеживать источники и время появления недостач и излишков на складском объекте.

Книга М-17 позволяет многое, однако её возможности не сравнятся с функционалом . Такой софт позволяет полностью , сэкономив на персонале и ускорив проведение хозяйственных операций.

На большинстве предприятий книга складского учета материалов (форма М-17) ведется по стандартному образцу. Ведь её проще купить, чем делать своими силами. Поэтому разметка в журнале соответствует таковой в утвержденной .

Внутренняя разметка книги М17 для складского учета

На обложке книги указывается название предприятия и, при наличии, структурного подразделения. Страницы на развороте полностью идентичны и включают две таблицы. В шапке указывается материально ответственное лицо, наименование товара и его личный номер (код). В первой (верхней) таблице имеются следующие столбцы:

1. Номер склада.
2. Номер стеллажа.
3. Номер ячейки.
4. Единица измерения (кг, л, шт).
5. Цена (руб).
6. Марка.
7. Сорт (при наличии).
8. Профиль.
9. Размер, габариты.
10. Норма запаса.

В первой таблице указывается только один вид продукции, который учитывается на странице. В зависимости от планируемых оборотов, под каждый товарный код может резервироваться несколько листов подряд.

Во второй таблице отражаются приходно-расходные операции. Она содержит следующие столбцы:

• дата записи;
• дата и номер документа;
• номер записи по порядку;
• поставщик, клиент или другой тип контрагента, который передает или забирает товар;
• количество пришедшего товара;
• количество выбывшего товара;
• остаток;
• подпись кладовщика.

В конце формы М-17 книги складского учета имеется лист регулярных проверок бухгалтерией правильности сделанных записей. На этой странице расположена таблица, включающая три столбца:

1. Дата проверки.
2. Замечания и предложения.
3. Должность, подпись проверяющего.

Таким образом, в одном журнале объединено движение всех подотчетных товаров и результаты проверок действий кладовщиков. Взяв в руки всего один документ можно проанализировать практически все складские операции.

Как заполнять журнал М-17?

При организации склада книгу складского учета материалов скачать бесплатно можно в интернете. Её страницы можно отредактировать под потребности предприятия и распечатать необходимое количество листов. Также готовый журнал можно купить в канцелярском магазине, специализирующемся на бухгалтерских документах.

Товары в книге учета ведутся по лицевым счетам, указываемым в углу каждой страницы. Для удобства поиска нужного места для записи складской операции все листы нумеруются.

В конце журнала ведется список лицевых счетов с наименованием товара и перечнем страниц, на которых они учитываются. Это приложение распечатывается в произвольной форме и может быть отделено от самой книги. Хотя лучше сшить список лицевых счетов с самой М-17.

Хозяйственные операции отражаются в журнале склада как на основании документов самого предприятия, так и сторонних организаций. Чужие накладные не всегда гармонизированы с принятым учетом. Они могут содержать другие единицы измерения, измененные номенклатурные наименования и прочие особенные атрибуты.

Поэтому при заполнении формы М17 книги складского учета могут возникать нестандартные ситуации, о которых нужно знать и уметь правильно из них выходить.

1. При изменении в приходных документах цены товара можно начать вести его учет на новом листе. Это облегчит анализ средней себестоимости продукции.
2. Допускается при оприходовании и отпуске товара использование единиц измерения, отличных от указанных в верхней таблице. Но в таком случае рядом все равно проставляется количество продукции в стандартных единицах.
3. При полной смене единицы измерения товара нужно закрыть все активные страницы, подвести остатки и начать вести учет с нового листа.
4. Для экономии места допускается указание нескольких номеров идентичных накладных в одной строке.
5. Не обязательно заполнять все графы верхней таблицы. При отсутствии некритической информации о товаре в соответствующих ячейках ставятся прочерки.
6. Все записи делаются исключительно в день совершения операций.
7. В графе «Подпись» расписывается только кладовщик.
8. Нельзя исправлять складские записи. При ошибках нужно перечеркнуть строку и заполнить ниже новую.

Можно складскую документация но главный недостаток этого метода для формы М-17 - возможность свободного редактирование файла и бесконтрольность кладовщика. Поэтому, при желании и учет, лучше пользоваться или специализированными . Они позволяют отслеживать историю каждой записи, контролируя сотрудников.

Сама форма книги складского учета в программах специально не ведется, она представляет собой лишь отчетную форму, формируемую по необходимости.

Учет журнала складского учета формы М-17

Сведения в складской книге М-17 подлежат тщательному учету, и за них несет материальную ответственность кладовщик. Поэтому при ведении журнала важно использовать процедуры, которые не позволят незаметно редактировать данные или вносить безосновательные записи.

Основными правилами ведения книги являются:

1. Книга перед использованием пронумеровывается и прошивается. Главбух ставит на заднем листе подпись и печать.
2. С целью сохранения отчетности для проверяющих органов и самого предприятия закрытая книга хранится в архиве минимум 5 лет. Это касается и сведений в электронном виде.
3. Предприятие вправе вести книгу М-17 несколько лет подряд. Но лучше в начале года формировать новый журнал, сделав инвентаризацию и перенеся сведения об остатках.
4. Рекомендуется ежемесячно делать отчет по каждой номенклатурной позиции с подведением остатков и подсчетом оборотов.
5. Плановые проверки соблюдения правил ведения учета должны проводиться бухгалтерией ежемесячно. Результаты указываются в соответствующем блоке журнала М-17.
6. Для новых кладовщиков нужно иметь по ведению складской книги учета образец.
7. Непосредственно заполнение карточек учета могут производить операторы или помощники, но кладовщик должен поверить каждую запись и поставить свою подпись.

Использование формы М17 предприятием не обязательно. По её примеру может быть создан собственный журнал учета складских операций без лишних граф. Однако общие принципы ведения такого документа рекомендуется оставить аналогичными.

С целью сокращения складских издержек лучше использовать электронные формы учета. Ведь применение облегчает работу не только кладовщикам, но и руководству предприятия. Цифровые технологии позволяют контролировать склад удаленно и оперативно принимать решения на основе имеющихся данных.

У нас есть готовое решение и оборудование для

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее - Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее - Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

«Инсейлс» - Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» -

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация - это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - .

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

Все субъекты хозяйствования должны организовать у себя систематичный учет движения ТМЦ, проходящих через склад. Для этого они применяют карточку учета материалов формы М-17. Этот документ относят к разряду рекомендуемых шаблонов. Предприятия могут использовать его либо на базе этого образца создавать собственный бланк. Главное условие – должен быть обеспечен учет всех перемещений материальных активов и изменения их фактического местоположения.

Необходимость карточки учета материалов

Форма М-17 утверждена Госкомстатом в постановлении от 30.10.1997 № 71а. Сразу скажем, что бланк необязателен для применения в искомом виде. В его шаблон можно вносить корректировки. Но если предприятие решило разработать собственный образец, то необходимо ориентироваться на перечень обязательных реквизитов для подобных бланков. Он зафиксирован Законом о бухучете № 402-ФЗ в части регламентации содержания первичных документов (ст. 9).

Упоминания о том, как следует вести карточку учета материалов формы М-17, есть в приказе от 28.12.2001 № 119н авторства Минфина.

По сути, М-17 – карточка складского учета материалов. В ней отражают учетные данные о материальных запасах, сформировавшихся на объектах хранения фирмы. В расчет входят все активы, которые есть на предприятии и с учетом ресурсов его структурных подразделений.

Разделение ценностей в учете ведут с привязкой к отличительным признакам активов:

• название;
• марка качества;
• модель изделия;
• сортовые особенности;
• габариты;
• артикулы и т.п.

В карточках фиксируют не только фактическое наличие ТМЦ, но и их отпуск в производство.

Передача материальных ресурсов со складских помещений при условии, что составлена форма М-17, происходит на основе лимитно-заборной карты. Её выписывают в единственном экземпляре и оставляют на хранении у получателя соответствующих ценностей. Он ставит подпись в форме М-17, а должностное лицо, производящее отпуск ТМЦ, расписывается в бланке лимитно-заборной карты.

Бухгалтер при анализе данных карточки М-17 сверяет внесенные в нее сведения с данными первичной документации. При помощи бланка этой формы проверяют факт наличия ТМЦ и количества активов, значащихся по учету.

Задача бухгалтера – сверить все записи по операциям с материалами и произвести контрольный пересчет итоговых показателей. Если все данные были занесены правильно, то бухгалтерский работник заверяет бланк М-17.

С нашего сайта бесплатно скачать бланк карточки учета материалов формы М-17 можно по прямой ссылке ниже:

Особенности ведения карточек

Форма М-17 предназначена для заполнения в течение года. И на каждый новый отчетный интервал заводят её отдельные экземпляры.

Ответственность за открытие карточек возлагают на службу снабжения. По общему правилу карточка учета материалов формы М-17 должна содержать такие сведения:

• данные о складском объекте;
• название учитываемых материальных активов;
• перечень отличительных характеристик, номенклатурных номеров и единиц измерения;
• учетные цены по каждому активу.

Для разных номенклатурных кодов должны быть заведены отдельные карточки.

Оформляемые бланки М-17 бухгалтерская служба регистрирует в реестре с проставлением нумерации документов и визированием бухгалтером. Завскладом при получении экземпляра М-17 ставит подпись в реестре, после чего указывает детальную расшифровку местоположения ТМЦ (приводится номер складского помещения, стеллажа, полки, ящика и т. п.).

Если на странице карточки закончились свободные графы, а год еще не подошел к завершению, необходимо завести дополнительные листы к этому бланку. Каждая страница должна быть завизирована бухгалтером и пронумерована.

Документальными основаниями для обновления сведений в карточке выступают:

• приходные ордера;
• накладные;

Операции отображают в бланке М-17 обособленно. Исключение делают для однотипных действий с ТМЦ, совершенных в один день. Завскладом должен ежедневно заполнять форму М-17 и выводить остатки после произведенных операций. В последний день месяца выводят итоговые данные по приходным и расходным операциям.

Книги для складского учета форм М-17 и М-40 представляют собой документы, что применяются на складских помещениях для проведения учета имеющихся материалов. За ведение этих книг отвечает лицо, наделенное материальной ответственностью . Зачастую им являются сотрудники, работающие на должности заведующего склада или же кладовщика.

В эти книги с определенной периодичностью вносит свои пометки отдел бухгалтерии при сверке объемов остатков с программой складского учета.

Когда используются

Одновременно с этим, стоит отметить тот факт, что на сегодняшний день использование книг либо специальных учетных карточек является абсолютно равнозначным действием, что подтверждается п. 274 Приказа №119н.

Одной из главных специфических особенностей книг по складскому учету является обязательная необходимость нумерации всех их страниц, а также их прошнуровывание.

Данный учетный документ опечатывается и заверяется подписью главного бухгалтера предприятия либо же иным должностным лицом, которое может взять на себя подобную ответственность. Кроме того, книга должна быть зарегистрирована в бухгалтерском отделе коммерческой организации.

На сегодня формат книги складского учета , что был внедрен в 1997 году Постановлением руководства Госкомстата РФ, потерял свою силу с первого октября 2005 года после вынесения Приказа Минфина РФ №87н .

При этом не существует никаких законодательных запретов относительно применения данной устаревшей формы в работе складского отдела предприятия. Единственное, необходимо позаботиться о том, чтобы утвердить ее применение специальным отдельным распоряжением руководства организации или же закрепить данную форму во внутренней учетной политике компании.

Структурное устройство

При использовании в складском учете устаревшей формы М-17 будет полезно знать о ее структуре, что поможет быстрее изучить принцип ее заполнения и ведения. Так, в книге учета формата М-17 есть отдельные пункты , в которых необходимо указывать такую информацию:

Стоит учесть, что любые записи, что вносятся в данную книгу, должны быть заверены подписью сотрудника, несущего материальную ответственность.

Структура данного учетного документа имеет отдельный блок, где отражаются факты проведения проверки внесенной информации . В этот блок вносится информация о дате проведения сверок, полученных результатах, а также должность и имя сотрудника, что ее проводил. Все записи, что заносятся в этот блок, заверяются личной подписью проверяющего лица.

На последней странице этого учетного документа требуется указать точное количество пронумерованных страниц . Данный документ заверяется подписью главного бухгалтера, а также указывается дата начала ее ведения. Все эти отметки также оставляются на последней странице.

Что же касается учетной книги формы М-40, то она имеет схожую структуру, которая по большому счету ничем не отличается от книги формы М-17. По этой причине можно руководствоваться правилами, что используются в отношении формата М-17.

Кроме использования специальных книг складского учета, на предприятии могут использоваться специальные учетные карточки или же ежемесячные материальные отчеты при небольших оборотах на складах.

Основные правила, что используются при оформлении

Книга учета заводится сроком на один год сотрудниками отдела снабжения. В этот документ вносятся следующие данные: наименование материальных ценностей, основные характерные им признаки (артикул, марка, сорт и размер), номер по номенклатуре, используемые единицы измерения, учетная стоимость и другая информация, касающаяся хранящихся на складе объектов.

Как правило, для каждого номенклатурного номера заводится отдельная карточка .

Отдел бухгалтерии регистрирует такие карты в отдельном реестре . Все документы должны быть пронумерованы, а также заверены бухгалтером, после чего переданы материально-ответственному лицу, заведующему складским помещением. Начальник склада самостоятельно заносит в учетную книгу всю информацию о месте хранения объектов материальных ценностей.

Все движения материальных объектов фиксируются непосредственным заведующим складом с занесением информации в книгу складского учета. При согласии со стороны главного бухгалтера и заведующего склада эти обязанности могут быть возложены на оператора.

Все листы книги учета пронумеровываются и заверяются главным бухгалтером . Кроме того, они могут проверяться, о чем делается соответствующая запись в специальной ячейке.

Все записи в книге учета вносятся исключительно при наличии верно составленных и выполненных:

• ордеров прихода продукции;
• материальных требований;
• накладных на продукцию;
• товарно-транспортных накладных и других сопроводительных документов.

Заведующий складским помещением должен указать в книге учета следующие данные :

• дата проведения операций;
• реквизиты документации, которая дает право на проведение тех или иных операций;
• краткие сведения о проведенной операции.

Необходимо учитывать, что каждая операция должна быть отдельно зафиксирована в учетной книге . В том случае если за один рабочий день было проведено несколько однотипных операций, то требуется указать лишь наименование операции и ее количество.

Все записи в книге производятся непосредственно в тот же день, когда проводились те или иные операции. Заведующий складом каждый день подводит итоги по имеющимся остаткам материальных ценностей.

На конец месяца необходимо отмечать итоговые данные по приходу и расходу ценностей, а также по их количественным остаткам.

Под конец года все остатки указываются по состоянию на 1 января нового года . Книга учета за прошлый год сдается для хранения в отдел архива коммерческой организации. Основная задача руководства в данном вопросе заключается в выборе материально-ответственного лица, отвечающего за ведение этих учетных документов.

Внедрение складского учета для начинающих представлено ниже.

Ведение складского учета очень важно для любой Российской организации, где есть хранение товарно-материальных ценностей. При этом могут быть использованы различные документы. В данной статье расскажем о применении такого документа, как складские учетные книги товарно-материальных ценностей по форме N М-17.

Сущность книги складского учета

В целях бухгалтерского учёта на предприятии, где имеет место хранение товаров и материалов, обязательно необходимо вести складской учёт, который представляет собой регистрацию фактических операций поступления и расходования товарно-материальных ценностей. Для его осуществления зачастую применяют форму N М-17. Она может иметь вид карточки или же книги, что в целом равнозначно.

Книга складского учета по форме М-17 представляет собой большое количество пронумерованных и сшитых меж собой листов, имеющих определенную структуру, о которой расскажем далее.

Применение книги складского учета по форме М-17

Обязанность применения книги складского учета М-17 во всех организациях была введена в 1999 году. Однако, на сегодняшний день применение данной формы документа не является обязательным и в целях ведения складского учета может быть использована любая другая разработанная форма, это связано с тем, что в 2004 году выпущен приказ Минфина N87н, позволяющий использовать в качестве документа складского учета любую форму.

Важно ! Как альтернативу форме М-16, некоторые организации могут применять книгу учета М-40. Иные компании имеют возможность создать собственную форму складского учета, включающую определенные обязательные реквизиты, и закрепить её в учётной политике предприятия.

Скачать бланк № М-17 книги складского учета вы можете по этой ссылке – .

Структура книги складского учета

Документ учета товарно-материальных ценностей на складах по форме М-17 имеет следующую структуру:

1. Титульный лист, в состав которого входят следующие реквизиты: период действия документа, организация-владелец, название структурного подразделения, куда входит складское помещение.
2. Карточки учета для каждого отдельного наименования товарно-материальных ценностей. Состоят они из нескольких разделов:

• Блок информации о месте нахождения товара на складе, материально ответственном лице и хранящимся товаре.
• Табличная часть, где заполняется информация об убытии или приходе ТМЦ: дата операции, получатель или поставщик, количество товара, его остаток, а так же некоторые другие сведения. Каждая запись таблицы подписывается материально-ответственным лицом;
• Блок проверки книги учета, включающий в себя дату проверки, данные проверяющего и его подпись. Так же здесь указывают результаты проверки.

1. Последний лист книги. Здесь указывают регистрационные данные: количество страниц, даты начала и окончания ведения книги, подпись регистратора – главного бухгалтера.

Ответственность за ведение книг складского учета М-17

Ведением складского учета занимается заведующий складским хозяйством. Именно этот человек является материально-ответственным лицом, оформляющим книги складского учета.

Важно ! Однако, вносить записи в книгу учета может кладовщик или оператор склада. Для этого необходимо заручиться разрешением главного бухгалтера.

Правила оформления книги по форме М-17

Как правило, учетная книга матценностей по форме N М-17 оформляется в начале календарного года (для новых товаров – заводится новый лист книги перед его поступлением на склад) сотрудником отдела закупок. Каждый из листов книги учета представляет собой карточку учета товарно-материальных ценностей по одному наименованию. В неё записываются такие данные, как наименование номенклатурной позиции, характерные особенности товара, номер номенклатурной позиции, единица измерения, а так же учетная стоимость товара.

Чтобы скачать образец заполнения формы № М-17 перейдите по этой ссылке – .

Каждый новый лист должен быть пронумерован и зарегистрирован в бухгалтерии. После этого книгу учета передают материально ответственному лицу для ведения учета. Заведующий складом вносит информацию о местах хранения по каждому товару. При чем записи производятся на основании определенных документов:

1. Приходных и расходных ордеров;
2. Требований и накладных;
3. Иной сопроводительной документации: ТТН, чеков и т.д.

Запись о совершенной операции вносится следующим образом. Ответственный указывает дату операции, затем вносит реквизиты документов, являющихся основанием проведения операции, и иные сведения об операции в краткой форме.

Учёт операций должен производится в тот же день, когда они совершались. При этом информация о каждой новой операции должна быть внесена в следующую строку. В конце рабочего дня материально-ответственное лицо проверяет произведённые операции и выводит итоги по остаткам товаров на складе. В конце каждого месяца заведующий складом должен проставлять суммарную информацию по приходу и расходу в месячный период.

Важно ! Все записи в книге учета М-17 должны периодически проверяться бухгалтерией. Информация о проверке записывается в соответствующие ячейки таблицы.

По истечении года в книге выводятся остатки на 1 января, которые переносятся в новую книгу учета М-17. Оконченная книга проверяется и сдаётся на хранение в архив предприятия.

Срок хранения книги складского учета М-17

Как было сказано ранее, складская учетная книга товарно-материальных заводится раз в год в самом его начале. Оканчивать книгу нужно в конце этого года. В течение этого периода времени она должна заполняться сотрудниками складской службы и, соответственно хранится у них. По истечении указанного срока книгу передают на проверку в бухгалтерию, а затем сдают на хранение. Архивное хранение книг учета товарно-материальных ценностей производится в период времени, отведённый регламентными документами. При этом срок хранения не может быть меньше, чем пять лет со дня закрытия документа.